اجرای طرح مستندسازی و مهندسی معماری فرآیندهای اجرایی

در راستای اجرای دستور مقام عالی ریاست دانشگاه مطابق با سیاست های دولت در خصوص فراهم نمودن تمهیدات لازم جهت

- افزایش کارایی سازمانی و بهینه سازی فرآیندهای جاری(کاهش هزینه و افزایش سرعت، دقت، صحت و کیفیت)

- تسهیل در انجام امور جاری و افزایش رضایت مندی ذینفعان

مطابق با دستورالعمل های قانونی سازمان اداری و استخدامی کشور،‌ طرح «مستندسازی و مهندسی معماری فرآیندهای اجرایی» با تشکیل کارگروه های تخصصی و بهره مندی از تخصص و دانش کارشناسان حوزه مربوطه و به طور تخصصی کارشناسان دفتر برنامه، بودجه، تشکیلات و تحول اداری و دفتر فناوری اطلاعات و ارتباطات در حوزه های ستاد مرکزی در سه فاز به شرح ذیل اجرا گردید :

فاز 1 : احصا و مستندسازی فرآیندهای اجرایی حوزه های دانشگاه مطابق با شرح شغل مصوب و کلاس بندی فرآیندهای مهم دانشگاه در سه دسته اصلی

- مدیریت عالی/نظارتی(Top Management)

- اختصاصی/تحقق خدمت(Service Realization)

- پشتیبانی(Supportive)

فاز 2 : تحلیل فرآیندهای احصایی سازمان و طراحی و پیاده‌سازی آن مطابق با الگوی استاندارد BPMN

فاز 3  : بهینه سازی فرآیندها در جهت هوشمندسازی فرآیندهای سازمانی و تهیه شناسنامه فرآیندها به همراه شاخص‌های کلیدی(KPI) بهبود و ارزیابی عملکرد که با توجه به خدمات منتخب و الویت دار بر اساس «پیچیدگی و اهمیت خدمت» و «شیوه خدمت» و شناسایی مسائل و مشکلات مرتبط با خدمت بصورت پیوسته و در بازه زمانی معین.

در اجرای مراحل فوق بیش از  1600 نفر ساعت جلسه کارگروه تخصصی و کارشناسی انجام و تعداد 273 فرآیند خوداظهاری حوزه ها در فاز اول به 243 فرآیند در فاز دوم و در نهایت 191 فرآیند اصلی و 6 زیر فرآیند به همراه شناسنامه در فاز سوم نهایی و مدون گردید.